Você conhece efetivamente a metodologia Lean IT? Para muitos gestores, esse ainda é um conceito um tanto incerto – remetendo a reduções de pessoal, reviravoltas nas práticas de trabalho estabelecidas ou cortes no orçamento. Porém, uma aplicação bem-sucedida desse conceito passa bem longe dessa visão e promove uma série de benefícios.

Para isso, é fundamental conhecer a fundo o conceito de Lean IT – o que ela pode fazer pela sua organização e como adotar o que essa abordagem altamente eficaz para reduzir os custos e aumentar a eficiência dos serviços de TI.

Mais do que isso, é preciso entender as melhores maneiras de aplicar esse conceito na prática. Afinal, não estamos falando sobre cortes de despesas e redução da complexidade das operações sem qualquer planejamento. Na verdade, é essencial que seja realizado um trabalho estratégico na TI, com qualidade.

Quer entender melhor quais são os benefícios da metodologia Lean IT e como aplicá-la na sua empresa? Confira ao longo deste artigo.

Então, o que é Lean IT?

Lean IT é um exemplo da aplicação da metodologia Lean nos serviços de uma organização. Em vez de fabricar bens, TI está “fabricando” serviços para fornecer valor à organização e seus clientes. Na prática, isso inclui fluxos de valor e a gestão eficaz de recursos, qualidade e segurança.

A metodologia Lean IT trata principalmente de identificar e eliminar desperdícios nos processos. E as possibilidades de desperdício nas atividades de TI são inúmeras:

  • Defeitos que aumentam os custos e reduzem a qualidade do atendimento
  • Perda de tempo com processos desnecessários devido ao desalinhamento entre TI e a empresa
  • Planejamento de capacidade impreciso – causando excesso de custos ou falta de capacidade para atendimento da demanda
  • Falta de proatividade – com uma equipe que apenas espera que os aplicativos sejam executados, processos manuais ocorram ou problemas sejam escalados e resolvidos
  • Processamento que não agrega valor – como com a geração de relatórios irrelevantes
  • Perda de tempo com transporte, com a necessidade de visitas pessoais para resolver problemas de hardware ou software
  • Excesso de inventário – como com a expansão de servidores ou múltiplos repositórios de dados
  • Experiência não utilizada devido à falta de retenção de conhecimento, incapacidade de capturar ideias e inovação, ou tarefas repetitivas – resultando em perda de talento

Aplicabilidade do Lean IT

Adotar uma postura Lean não significa descartar a maneira como você está fazendo as coisas. Trata-se apenas de uma abordagem melhor para atender aos imperativos de negócios de hoje. Ou seja, é possível aplicar alguns ajustes para reduzir o desperdício e aumentar a eficiência sem a necessidade de transformações drásticas nos processos.

Os processos tradicionais de TI são naturalmente mais lentos. Eles foram criados em tempos diferentes com o objetivo de evitar instabilidades e interrupções às atividades produtivas da organização. Mesmo que eles tenham a finalidade de reduzir o tempo e o custo das atividades, os métodos adotados dependem de muitas etapas e as atividades são executadas por profissionais específicos para cada área.

Por outro lado, a metodologia Lean IT trabalha com alterações contínuas e incrementais. Ou seja, a equipe trabalha para implementar correções e melhorias sempre que identificar oportunidades – usando como base métricas relacionadas aos objetivos estratégicos empresariais. Além disso, o conhecimento é generalizado para que todos os profissionais sejam capazes de atuar em diferentes áreas do negócio.

Como aplicar o Lean IT na sua empresa?

Você está disposto a levar os benefícios do Lean IT para a sua organização? Veja algumas dicas para que você consiga alcançar uma redução consistente nos custos e aumento na eficiência das operações:

1. Identifique as fontes de desperdícios

Um dos principais objetivos do Lean IT é eliminar os desperdícios no departamento de TI. E um ótimo primeiro passo para colocar isso em prática é identificar as fontes de desperdícios. Veja quais são as principais delas:

  • Defeitos em equipamentos
  • Retrabalho
  • Hardwares e softwares subutilizados
  • Tarefas manuais
  • Tomadas de decisão lentas e ineficientes
  • Falta de proatividade
  • Paradas inesperadas na infraestrutura

2. Apoie-se em uma metodologia de trabalho e produção

A aplicação eficiente do Lean IT requer a adoção de uma metodologia de trabalho e produção. Para isso, você pode se beneficiar de algumas das metodologias famosas:

  • Kaizen, que trabalha fortemente com a ideia da melhoria contínua adotada em toda a rotina diária da empresa.
  • Kanban, que tem o objetivo de buscar o fluxo contínuo por meio de um sistema de cartões, que facilita a visualização das etapas já realizadas, em andamento e finalizadas.
  • ITIL e Cobit, que são frameworks que ajudam a implementar a governança de TI – com a determinação de melhores práticas para a gestão e otimização de controles para procedimentos específicos.

3. Utilize métricas

Como você pode garantir que está reduzindo custos e aumentando a eficiência se não estiver medindo os resultados conquistados? A eficiência do Lean IT depende da definição de métricas relevantes para o negócio e para o setor de TI – como o retorno sobre investimento (ROI), custos operacionais, produtividade da equipe, entre outras.

4. Busque a melhoria contínua dos processos

O Lean IT é uma metodologia que busca um aprimoramento constante. Portanto, os processos devem ser analisados com uma perspectiva de longo prazo, pois aqueles implementados rapidamente implicam desperdício de recursos e tempo – gerando gargalos nos processos. A lógica a ser seguida é bem simples: identificar problemas existentes, eliminar resíduos e detectar os trabalhos que não agregam valor.

5. Garanta a infraestrutura necessária

Como não poderia deixar de ser, é preciso garantir a infraestrutura necessária para a execução dos trabalhos do departamento de TI – encontrando as ferramentas mais eficientes sem pecar pelo excesso (o que poderia aumentar os custos).

Ou seja, o ideal é dimensionar os ativos de TI e avaliar o que é realmente necessário. Além disso, também é fundamental prolongar a vida útil dos softwares e hardwares utilizados na estrutura organizacional.

Acompanhe efetivamente toda sua infraestrutura de ponta a ponta, incluindo ambientes SAP, banco de dados e sistema operacional, de forma preditiva, evitando paradas e custos desnecessários.

Além de tudo, estas aplicações podem favorecer para um discurso de valor e credibilidade para a importância da TI na empresa, mostrando ainda mais o valor da TI diante outros líderes e executivos.

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