A sua empresa sofre problemas com o Shadow IT – ou TI Invisível? Estamos falando sobre o uso de dispositivos, software e serviços de TI fora da propriedade ou controle do departamento de tecnologia. Trata-se de uma ameaça cada vez mais comum nas grandes organizações.

A democratização da TI significa que a maioria dos usuários não precisa mais “implorar” ou “pedir emprestado” para obter a tecnologia que deseja em sua área ou departamento. O usuário de um departamento específico, com cartão de crédito e uma conexão com a internet pode alinhar uma solução baseada em nuvem projetada especificamente para sua equipe ou sua linha de negócios – porém as pessoas fazem isso sem preocupação com riscos futuros para o legado do negócio.

Geralmente, isso acontece em ambientes e infraestruturas muito complexas ou quando os recursos de TI são limitados. Ou seja, é preciso investigar as causas que levam ao Shadow IT e prezar sempre pela simplicidade dos sistemas para que todas as áreas consigam realizar suas operações sem problemas.

Quer entender melhor como evitar o Shadow IT em ambientes complexos? Confira logo a seguir!

O que é o Shadow IT?

Shadow IT refere-se a aplicativos de TI, hardware e software que são gerenciados sem o conhecimento ou gerenciamento do departamento de TI. Trata-se de um problema que se tornou mais predominante na forma de aplicativos em nuvem devido à facilidade de download e ao número crescente de aplicativos de produtividade disponíveis.

Uma empresa usa cerca de 1.083 serviços em nuvem, mas o departamento de TI conhece apenas cerca de 108 deles. Além disso, dados da Gartner apontam que as empresas gastam entre 30% e 40% de seus orçamentos de Tecnologia da Informação no Shadow IT.

Muitos funcionários se sentem confortáveis para baixar qualquer aplicativo ou serviço em nuvem, desde que facilite seu trabalho. E essas aplicações realmente podem tornar o trabalho deles mais fácil. Os aplicativos de software como serviço (SaaS) modernos ajudam os funcionários a cumprir suas tarefas, gerenciar seu tempo e interagir de maneira mais eficiente com os colegas de trabalho – mas a que custo?

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Quais são os perigos do Shadow IT?

Acabamos de ver que o Shadow IT é um problema causado pelo uso de aplicações não gerenciados pelo departamento de TI. Mas quais são os reais riscos disso?

1. Segurança cibernética

O hardware configurado em um departamento de negócios pode não estar protegido pela segurança do ambiente de TI. Pode não haver firewall, antivírus e atualizações regulares de firmware.

Ou seja, malware e ransomware são algumas das maiores ameaças que acompanham o Shadow IT. Trata-se de uma abertura não controlada aos sistemas da empresa – podendo causar diversas complicações por conta de ações de terceiros.

2. Perda de dados

Os sistemas e aplicativos executados quando falamos de Shadow IT não fazem parte da estratégia de backup e restauração do gerenciamento de TI. Pode ser que não haja nenhuma solução de backup ou que haja apenas uma pessoa sem um substituto para monitorar o backup. Se dados críticos da empresa forem perdidos no caso de um incidente, isso significa danos substanciais com consequências imprevisíveis para a empresa.

3. Segurança de dados

Além do fato de que a TI não tem controle sobre o backup de software e dados, também não há uma visão geral do possível acesso aos dados. Na pior das hipóteses, provedores de serviços externos ou ex-funcionários ainda têm acesso aos dados. Geralmente, não há controle de alterações e nenhuma visão geral de quais contas têm acesso aos dados e o que podem fazer com os dados.

4. Ineficiência

As alterações de hardware e software dentro do Shadow IT podem não passar por nenhum teste. Sistemas e soluções implementados diretamente podem acelerar processos individuais (um motivo comum para introduzir essas tecnologias), mas, inversamente, uma série de outros processos de negócios podem travar.

Na pior das hipóteses, isso pode significar que os recursos de TI essenciais para os negócios não estão mais disponíveis. Além disso, Shadow IT significa um esforço duplo de administração e manutenção de sistemas e software.

5. Violação de conformidade

Usando Shadow IT, os processos geralmente são estabelecidos nos departamentos especializados que violam as regras de conformidade existentes da empresa. Além disso, isso pode levar a desconformidade em relação a normas legais, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) – levando a multas pesadas.

Simplicidade SAP: a chave para evitar Shadow IT

Imagine uma empresa que utilize um sistema completo que simplifica as rotinas de todas as áreas. Neste contexto, não teria motivo algum para utilizar aplicações externas, não é?

Levando isso em consideração, a simplicidade do sistema SAP e seus módulos pode ser a grande arma para combater o Shadow IT.

Conforme o CTO da SAP, Quentin Clark, a complexidade dos sistemas internos é a principal causa para o Shadow IT. Por isso, a TI deve abraçar a simplicidade.

A ideia do SAP é permitir que os usuários resolvam desafios por conta própria, sem criar riscos de sair da consciência e proteção de TI. Para isso, é importante construir todas as soluções para uso da sua própria empresa e otimizá-las para dispositivos móveis. Afinal, os usuários esperam de suas experiências de software empresarial o que eles obtêm em suas vidas de consumidor – em tempo real, contextual, móvel e rápido.

Isso requer um esforço para a descoberta de novos métodos que aumentem a eficiência, a produtividade e transformem os negócios. Mais do que contratar ou manter as ferramentas SAP, é essencial saber como gerenciar esse sistema para extrair o máximo do seu potencial.

As tecnologias que alcançam esses objetivos podem variar desde bancos de dados centrais, plataformas móveis, até servidores de arquivos e muito mais. Para entender e atingir as vantagens desse tipo de tecnologia, é importante que elas sejam gerenciadas, planejadas e implementadas da maneira mais precisa e coordenada.

Você já conhecia os perigos do Shadow IT em ambientes complexos? Está disposto a explorar a simplicidade do sistema SAP? A LTS está disponível para realizar projetos de melhorias e ajudá-lo a extrair o máximo do sistema SAP. Entre em contato conosco!