Você sabia que muitos dos gaps, necessidades ou erros no sistema SAP das empresas não acontecem por problemas da tecnologia SAP, ou deficiência do ERP, mas sim pela má gestão de projeto? Infelizmente essa é uma realidade que compromete a eficiência nas operações de diversas empresas brasileiras.

Além de ter que lidar com as falhas no ERP SAP, a má gestão de projeto ainda leva a um aumento de gastos e situações de retrabalho. Ou seja, trata-se de um problema que deve ser evitado a todo custo.

Neste artigo vamos entender como você pode evitar falhas no ERP SAP e seus módulos, causadas pela má gestão de projeto. Confira!

Principais falhas causadas pela má gestão de projeto

As falhas no ERP SAP causadas pela má gestão de projeto podem vir de diversas formas diferentes. Veja algumas delas:

1. Falta de envolvimento das partes interessadas

Uma falha comum que as empresas encontram com a adoção da tecnologia ERP é a falha em envolver seus stakeholders, mesmo que pareça básico, muitos projetos iniciam sem esse comprometimento. Entretanto, a melhor forma de garantir um resultado final positivo é envolver as partes interessadas de forma consistente de fato.

Isso pode ser mais difícil do que parece. O termo “parte interessada” neste contexto se refere a qualquer pessoa que o resultado do projeto possa afetar. E é justamente neste ponto que surge a falha dos gestores na condução dos projetos.

2. Falha em gerar consenso e ganhar aceitação

Colocar todos a bordo como uma única equipe pode ser mais desafiador do que parece à primeira vista. Os principais interessados abrangem vários departamentos. Esses departamentos, por sua vez, geralmente desejam resultados de projeto diferentes. E é papel do gestor coordenar todas as expectativas e criar um discursos de credibilidade e valor para a importância do projeto.

Quando existe uma falha neste momento, os projetos se tornam complexos e confusos – com várias alterações para agradar uma ou outra parte interessada. No fim das contas, o retrabalho e os custos aumentam – enquanto a eficiência diminui.

3. Comunicação ineficiente

Falhas na comunicação são uma dificuldade comum enfrentada durante o processo de adoção do sistema ERP. Portanto, é importante identificar possíveis problemas de comunicação em um estágio inicial.

Quando essas lacunas são identificadas de forma proativa, um plano bem-sucedido para gerenciar a comunicação se torna possível. É necessário definir regras básicas para lidar com esses possíveis riscos, atribuindo responsabilidades para a tomada de decisões e mensurando expectativas desde o início.

4. Falha em definir claramente o escopo do projeto

Antes de embarcar na atribuição de tarefas e na construção do cronograma do projeto, o gestor deve identificar os objetivos e metas. Para conseguir isso, é importante trabalhar conforme citamos no tópico 1, em estreita colaboração com as partes interessadas, com intuito de identificar os objetivos gerais do projeto.

Também é vital definir claramente o que você não realizará no projeto. Ao definir as limitações de escopo, você pode guiar a equipe para o sucesso. Quando isso não acontece, torna-se muito difícil delinear as atividades, estabelecer as fases do projeto e atribuir os recursos.

5. Falha ao gerenciar riscos

Todos os projetos vêm com seus próprios riscos. Essas incertezas exigem uma abordagem que gerencie os riscos negativos e positivos. Isso significa que uma estratégia de gerenciamento de risco é essencial. É fundamental identificar exatamente quais riscos serão aceitos, evitados ou mitigados.

Gestor de projeto: um ponto-chave nas falhas

Um bom gerente de projeto pode levar uma implementação de ERP ou um simples projeto de pequena melhoria ao sucesso. Porém, o oposto também é verdadeiro. Por isso, evitar falhas na gestão de projeto pode iniciar com uma avaliação sobre o profissional que está à frente deste projeto.

Por um lado, um bom gerente de projetos sabe delegar tarefas, mas assume a responsabilidade em relação ao sucesso do projeto. Por outro lado, um mau gerente costuma demonstrar uma falta de compreensão em torno de seu papel no avanço do projeto.

Em vez de se esforçar para o bom andamento do projeto, esses gestores optam por colocar a culpa em outros profissionais ou na falta de recursos. Sem o comprometimento necessário, as falhas no ERP SAP tendem a aparecer.

Além disso, existem muitos gerentes de projeto que não têm noção de tempo ou estrutura – tornando quase impossível definir os requisitos do projeto, responsabilizar as pessoas e entregar os resultados esperados.

Como evitar falhas causadas pela má gestão de projetos?

Afinal, como evitar todas essas falhas causadas pela má gestão de projetos e lidar com gestores que não conseguem conduzir as atividades de forma adequada? Aqui estão algumas ótimas dicas:

Agregue profissionais de suporte ao gestor do projeto

Uma forma de complementar o trabalho do gerente de projeto é trazer alguns membros-chave da equipe para fornecer um apoio neste processo. Veja algumas das funções que podem ser úteis:

  • Planejador de projeto. O planejador de processos opera como uma espécie de diretor financeiro para o gestor de projeto. Juntos, eles podem realizar tarefas críticas, manter os projetos dentro do prazo e do orçamento.
  • Analista de desenvolvimento organizacional. Um analista de desenvolvimento organizacional fica responsável por questões relacionadas aos recursos humanos – identificando e resolvendo os problemas humanos que podem impactar negativamente um projeto, como a resistência à mudança.
  • Gerente de recursos. Esse profissional gerencia os recursos necessários para o projeto e garante que todos tenham o que precisam. Além disso, atua no controle de documentos – mantendo registros sobre o andamento do projeto.

Promova oportunidades para melhoria

Outra forma de contornar as falhas causadas pela má gestão de projeto é buscar formas de aprimorar as capacidades do gestor. Isso pode ser colocado em prática de diversas formas – como fornecendo programas de treinamento ou recrutando um mentor para oferecer suporte.

Busque uma consultoria SAP

A melhor forma de garantir o sucesso de um projeto com ERP SAP é buscar uma consultoria SAP especializada. Com comprometimento e bons gestores de projeto, você pode evitar custos extras com projetos desnecessários ou retrabalho.

Estamos falando sobre profissionais com expertise em relação ao ecossistema SAP que podem executar projetos de implementação, expansão, melhorias ou suporte com metodologia, eficiência e melhores práticas de mercado.

A LTS Consulting é uma consultoria SAP especialista em projetos SAP, entregando projetos com sucesso antes mesmo do prazo. Entenda melhor a atuação neste case de sucesso da consultoria SAP com a Votorantim!