A BrSupply inicia um capítulo marcante em sua trajetória com a adoção do SAP S/4 HANA. Este avanço, fruto do trabalho conjunto entre as equipes da BrSupply e da Intellevo, representa mais do que uma atualização tecnológica – é um movimento estratégico que promete redefinir os rumos da empresa nos próximos anos.
Neste artigo, você descobrirá os principais aspectos dessa transformação: os desafios enfrentados, o alcance do projeto, e os resultados iniciais que já estão trazendo melhorias significativas para as operações.
Mas quem são a BrSupply e a Intellevo? Com 17 anos de atuação, a BrSupply é uma das líderes no setor de suprimentos corporativos em todo o Brasil. Para liderar esta transição estratégica, contou com a expertise da Intellevo, uma consultoria de negócios especializada em SAP, escolhida como parceira ideal para tornar essa visão realidade.
O projeto de implantação do SAP S/4HANA na BrSupply
A implementação do SAP S/4HANA na BrSupply representou um marco estratégico para transformar os processos de negócio da empresa e impulsionar sua posição de liderança no segmento de suprimentos corporativos. Enfrentando desafios proporcionais à complexidade e escala de suas operações, o projeto foi conduzido com base nas melhores práticas recomendadas pela SAP e um meticuloso trabalho de reengenharia de processos, integração de sistemas satélites e alinhamento organizacional.
A aplicação da metodologia SAP Activate foi essencial para acelerar a adoção tecnológica e garantir que as soluções entregassem o máximo de valor agregado. Priorizando o uso de cenários padrões de Scope Items, a abordagem permitiu simplificar processos, reduzir customizações desnecessárias e atender às especificidades do modelo de negócios da BrSupply e de seu setor. Com isso, a empresa alcançou maior eficiência operacional, resiliência e preparo para atender demandas futuras, enquanto maximiza o aproveitamento dos recursos oferecidos pelo sistema.
Dalton Schmidt, Superintendente da BrSupply, destacou os fatores que fizeram a diferença para o sucesso do projeto:
“Empresas que passam por um processo de implementação de um ERP falham em não ter pessoas do lado da empresa com a senioridade correta, conhecimento profundo dos processos e regras de negócio e dos impactos e gestão do business.”
Ele explica que a decisão de alocar gestores experientes foi essencial:
“No nosso caso, a tomada de decisão de colocarmos alguns gestores bastante sêniors dedicados ao projeto e com um profundo entendimento dos cenários de negócio da empresa foi um fator decisivo para o sucesso do projeto, e do outro lado naturalmente do nosso parceiro na Intellevo de ser muito ‘mão na massa’, com pessoas com capacidade de aprofundar temas com um maior grau de criticidade, um maior risco, seja para dar mais profundidade, amplificar testes ou mitigar problemáticas.”
Dalton enfatizou também a importância de enfrentar os desafios com realismo:
“O realismo por parte da BrSupply e da equipe da Intellevo e seus gestores em tratar as coisas como elas são não é algo fácil, mas estas duas conexões são cruciais para que um projeto longo como este.”
Segundo ele, a dedicação de profissionais chave foi essencial, embora desafiadora:
“Dedicar pessoas, e quanto mais sênior, mais difícil, ao longo de um projeto que pode se estender por tanto tempo, pode e é muito dolorido para as atividades da empresa, e no nosso caso dedicamos algumas pessoas, mas foi muito benéfico para o desenvolvimento do projeto.”
Dalton também ressaltou a parceria com a Intellevo:
“Da mesma forma, a Intellevo dedicou diversas pessoas chaves para quando e sempre que necessário, todos os lados estavam preparados para juntos capacitarem um enfrentamento dos cenários importantes, o que acredito ser a lógica do sucesso, pois quando isso não é feito, quando os graus não são tão profundos de um lado ou de outro, parece-se que há profundidade mas descobre-se a realidade no momento do go-live, apenas, com ele não sendo muitas vezes nem possível de seguir.”
Ele compartilhou ainda reflexões sobre os momentos críticos antes do go-live:
“E falando de 6 meses antes do go-live, começa-se a se aprofundar em decisões de se estamos preparados para o go-live ou não, e em uma empresa às vezes é necessário tomar algumas decisões duras. Nós definimos por enfrentar as dimensões e os pontos críticos, com a Intellevo nos trazendo pontos necessários de reflexão e vice-versa, e dentro deste fórum íntimo da empresa com os escrutínios diários sendo feitos, chegamos à consolidação de que intensificando este processo, percebemos que à medida que o go-live se aproximava, estávamos cada vez mais seguros de que estávamos aptos.”
Por fim, Dalton destacou o sentimento de confiança construído ao longo do processo:
“Ao invés de ficarmos mais tensionados, ficamos cada vez mais tranquilos de que realmente havíamos feito tudo e, como tínhamos profundidade nos temas necessários, tínhamos confiança de que estávamos organizados e a Intellevo também nos trazendo segurança pela sua experiência, testes e pontos de controle de que existia de fato segurança para o seguimento e de que as coisas estavam estruturadas para dar tudo certo, e realmente foi o que se passou.”
Escopo do projeto
No caso da BrSupply, o escopo incluiu módulos essenciais para a operação da empresa sendo eles: Compras/Gestão de Materiais (MM), Vendas (SD), Financeiro (FI) e Controladoria (CO), fornecendo uma base sólida para uma gestão integrada e eficaz.
Além disso, foram desenhadas e implementadas 31 integrações, abrangendo todos os processos-chave, ferramentas, áreas de negócio e verticais dentro da BrSupply, garantindo uma transição suave e mitigando impactos operacionais.
A construção de integrações com sistemas legados como SIC e WMS demonstra o compromisso da BrSupply em manter a integridade dos seus processos pré-existentes, enquanto avança para um ambiente mais moderno e eficiente – tudo sem perder o foco principal de manter e evoluir a qualidade do serviço que presta a seus clientes.
Para ficar mais claro a amplitude de escopo e desafio desse projeto, listamos aqui alguns highlights do projeto:
- 19.800h de projeto em 15 meses de duração
- 31 Integrações (18 SIC, 9 GRC, 4 DATI)
- 706 cenários de validação
- Mais de 830 evidências de testes geradas
- 3 ondas de testes
- Mais de 120 MTUs (manuais de testes unitários) gerados
- + de 10.000 pedidos de venda em QAS
- + de 600 pedidos de compra integrados em QAS
- Mais de 130 cargas de dados
- 23 Key Users e 20 consultores, arquitetos e especialistas
- 350 atividades executadas no Cut/over
Gustavo Gonzalez, CEO da Intellevo, resumiu a complexidade e o sucesso do projeto:
“Um trabalho de mais de um ano e meio entre preparação, desenho de estratégia, mapeamento e desenho de integrações junto ao time da BrSupply, para possibilitar um projeto que não apenas permitisse à BrSupply utilizar uma ferramenta tão robusta quanto o SAP S/4 HANA, mas também a munisse de expertise e melhorias processuais e de eficiência, impulsionando-a pelos próximos 10 a 15 anos. Da execução aos testes, cut-over, go-live e estabilização em hypercare, este projeto foi moldado e conduzido primordialmente sob a ótica de que a operação e o serviço prestado aos clientes da BrSupply não fossem impactados ou interrompidos, mas sim melhorados.”
Metodologia
A metodologia utilizada para conduzir a implementação foi a SAP Activate, que combina práticas comprovadas da SAP com metodologias ágeis, permitindo uma implementação mais rápida e eficiente, e que se adapta às necessidades específicas de cada projeto.
A SAP Activate promove uma abordagem colaborativa e interativa, onde cliente e parceiro trabalham juntos desde o início para definir objetivos e prioridades. O processo é dividido em etapas bem definidas, denominadas Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy, e Run, cada uma com atividades específicas e marcos claros de progresso.
Ela também facilita a adaptação às mudanças durante o processo, permitindo uma resposta ágil a novos requisitos ou desafios encontrados ao longo do caminho.
Leia também: SAP Activate: tudo sobre essa metodologia
Impacto e evolução operacional
Reconhecida por sua excelência em fornecer soluções inovadoras no setor de Suprimentos Corporativos, a BrSupply está posicionada para elevar ainda mais seus padrões e consolidar sua posição como líder de mercado.
Este avanço será alcançado através de uma maior flexibilidade no acesso global às fontes de dados, aumento do desempenho nos negócios com decisões em tempo real, simplificação de processos, maximização de eficiência operacional e os resultantes aumentos de produtividade e redução geral de custos.
O projeto já refletiu em diversos ganhos para o negócio, que passam por:
- Compliance Fiscal;
- Velocidade no faturamento;
- Garantia de Estoque;
- Segurança nos Pagamentos;
- Redução de Erros no Faturamento;
- Cadastros Unificados.
O principal deles foi o ganho em eficiência operacional, com drásticas reduções de tempo para processos que ocorrem com grande frequência pela natureza do próprio negócio – em outras palavras, já é perceptível a capacidade de se fazer mais com o mesmo nível de esforço.
A Intellevo produziu um material detalhado, para compartilhar com todos, que lista as possibilidades alcançadas com este projeto, para que você consiga entender com profundidade os ganhos possíveis com esse tipo de projeto, esse material pode ser acessado clicando aqui.
O Go-live nas palavras da BrSupply
Completando 17 anos de história em 2024, a BrSupply está ainda mais preparada para enfrentar os desafios futuros. O go-live da implementação do SAP S/4HANA marca o início de uma nova era em sua trajetória, garantindo a evolução de processos que impulsionarão os negócios pelos próximos anos.
Dalton Schmidt, Superintendente da BrSupply compartilhou a perspectiva estratégica que motivou a adoção do SAP S/4HANA:
“Uma tomada de decisão como esta não está atrelada necessariamente a 1 fator. Acho que não até não se consegue identificar normalmente qual o momento em que isso acontece, porque o tema de reavaliação de um ERP é um processo periódico natural de reflexão sobre o quanto o ferramental atual está fazendo ou possibilitando as entregas necessárias, com a acuracidade necessária e compliance necessário.”
Ele explicou que o crescimento e a complexidade dos negócios da BrSupply foram fatores decisivos:
“Com o crescimento da empresa, ela passou a operar novos sites, operacionais e administrativos, a carteira de clientes foi crescendo, tornando todo o processo de gestão mais complexo e em um cenário em que a complexidade de negócios é bastante grande nacionalmente. Isso demandou que fossemos um pouco mais profundos em busca de alternativas ao longo de um período de alguns anos avaliando próximos passos, inclusive a possibilidade de seguir com o ferramental que já usávamos mas naturalmente fazendo algumas adaptações e melhorias.”
Dalton destacou alguns dos benefícios já perceptíveis:
“Chegamos à conclusão de que precisávamos dar um passo que nos levou à decisão pelo SAP… um ponto de destaque seria o controle dos nossos custos e consequentemente da margem da empresa – uma coisa que hoje com o SAP é viva, online e que antes os ferramentais não nos permitia ter um controle vivo – o que nos obrigava a conviver com algumas distorções ao longo dos meses.”
Além disso, ele mencionou os ganhos nos processos de fechamento contábil e controle de estoque:
“Hoje temos uma clareza nos processos e o que está acontecendo no dia a dia… no ritmo de fechamento contábil, o modelo anterior tinha um processo mais truncado, manual… já nos primeiros momentos pós go-live é perceptível o ganho de velocidade e da clareza da performance econômica…Nos controles de estoque, hoje com a firmeza que temos sob os nossos custos da empresa, nosso estoque é muito acurado. Como uma empresa distribuidora e de logística, o estoque é o centro da gestão do nosso negócio.”
Por fim, ele refletiu sobre as melhorias contínuas proporcionadas pela nova solução:
“A cada dia vamos descobrindo novos pontos em que temos firmeza, vamos melhorando processos, identificando melhorias que possamos ter… À cada mês amadurecendo um pouco, compreendendo estes gaps e com isso podendo abrir novas frentes de melhorias.”
Capacitação e preparação
A preparação para o go-live não se limitou apenas à implementação técnica. A equipe da BrSupply foi submetida a treinamentos abrangentes nos módulos relevantes do SAP S/4HANA, garantindo que estivessem totalmente capacitados para operar no novo ambiente.
Os esforços em validação para confiabilidade das centenas de cargas de dados executadas, além das migrações de saldos e dados bancários, além das 3 ondas de testes, agilizaram o processo de migração, minimizando possíveis interrupções nas operações diárias.
Além disso, atividades técnicas como atualizações de ambiente e configurações das dezenas de integrações foram conduzidas com precisão e eficiência, preparando o terreno para uma transição suave para o novo sistema.
Rodrigo Pereira, Gerente de Estratégia da BrSupply, destacou a importância de escolher um parceiro confiável e tecnicamente preparado para liderar um projeto dessa magnitude:
“Nós precisávamos para a tomada de decisão deste projeto de um parceiro que nos trouxesse confiança e segurança técnica de que as coisas aconteceriam dentro do que a BrSupply precisava que acontecesse, e o resultado foi exatamente este. Nossa visão é de que acertamos o parceiro. A Intellevo embarcou com um conhecimento muito profundo da ferramenta de negócio, trouxeram vários insights e nos auxiliaram na formatação de diversos processos novos, mudando a estrutura da companhia.”
Ele relembrou o momento crítico em que a intensidade do projeto aumentou:
“Quando se começa um projeto dessa magnitude, você entra de cabeça nele, e no início as coisas caminham em um determinado ritmo. Depois de alguns meses, elas vão tomando forma, mas a intensidade realmente se sente na fase de testes integrados. Essa é uma virada de chave para o projeto, afinal o ERP anterior continuava funcionando e havia a responsabilidade de garantir que, ao desligar a chave de um lado e ligar do outro, tudo estaria funcionando perfeitamente.”
Rodrigo mencionou o grande volume de cenários de testes realizados e como isso impactou a confiança no projeto:
“Foram 703 cenários de testes. Quando olhamos para esse volume, cresce um receio: ‘será que vamos dar conta?’ Afinal, é muita coisa para testar, corrigir, ajustar… Mas quando finalizamos os testes e começamos a reproduzir nosso dia a dia de operação, foi o ponto transformacional para o projeto. Nosso dia a dia precisava estar apto a 3.300 notas, que são 3.300 pedidos. Começamos com 10, depois 100, depois 1.000, até chegarmos a 10.000 pedidos. E com isso tivemos luz verde para o go-live.”
O relato também abordou o momento crucial do go-live e a responsabilidade de garantir que os clientes não fossem impactados:
“Nós projetamos para os dias 01, 02 e 03 de agosto para o go-live. Paramos o sistema anterior no dia 30, realizamos o fechamento fiscal em dois dias, e processamos o primeiro pedido no dia 01 de agosto às 23h15. Para nós, foi fenomenal. A partir da primeira nota, não paramos mais. Antecipamos a liberação de todas as ordens já no dia 2, como dizem, ‘abrimos a porteira’.”
Rodrigo conclui refletindo sobre o sucesso do projeto:
“Precisamos entregar o melhor possível para a empresa, sem impactar negativamente o cliente. E isso gera uma responsabilidade enorme sobre a equipe: ‘Se não tem certeza, não vai.’ Como fomos tão ao limite nos preparando com todos os cenários de teste e tínhamos tanta certeza de que estava tudo certo, o dia do go-live foi apenas o momento de ‘virar as chaves.’ No final, fomos bem. O objetivo foi atingido, foi um sucesso.”
Conhecendo a fundo um projeto desse porte
Para nós, o go-live deste projeto com a BrSupply é um marco que vai além de uma entrega bem-sucedida; é a materialização do nosso compromisso contínuo em promover uma melhor experiência em projetos de negócio e sistemas para nossos clientes, como seus parceiros de confiança, enfrentando desafios de geração real de valor a seus negócios.
E como citamos anteriormente, temos um case completo falando a fundo sobre esta implementação. Então se ainda não solicitou seu download, aproveite agora e tenha acesso à detalhes sobre os desafios, soluções e o que torna um projeto desta magnitude, um sucesso!
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E caso queira conhecer melhor este universo e processos de forma pessoal, entre em contato diretamente com nossa equipe de negócios para obter uma avaliação personalizada das necessidades do seu negócio frente à uma implementação do SAP S/4 HANA na sua empresa.
