A governança de projetos é a chave para guiar um projeto desde o estágio inicial de planejamento até a sua conclusão. Trata-se de uma ótima maneira de garantir uma implementação bem-sucedida da maneira mais suave e eficiente possível.

Ou seja, uma boa governança de projeto é essencial para um gerenciamento de projeto eficiente e eficaz, ajudando todos os envolvidos a compreender, monitorar e implementar as políticas e procedimentos necessários para alcançar os resultados esperados.

Mas como aplicar a governança de projetos na sua empresa? Descubra ao longo deste artigo.

O que é governança?

O conceito de governança representa o estabelecimento de políticas e o acompanhamento de sua correta implementação. A governança envolve a concepção de sistemas, estruturas e processos que garantam que todos os membros da equipe estejam cientes de seus deveres e responsabilidades, permitindo-lhes trabalhar em prol de objetivos e resultados bem definidos.

Existem vários elementos essenciais que geralmente são considerados essenciais para a boa governança, incluindo:

  • Prestação de contas
  • Transparência
  • Capacidade de resposta
  • Participação
  • Orientação de processos
  • Visão estratégica

Governança não é um conceito novo. Na verdade, a própria palavra soa antiquada, mas não se deixe enganar. A maneira como a boa governança está sendo introduzida no gerenciamento de projetos do século 21 é moderna, de alta tecnologia e cada vez mais baseada em soluções.

Qual é o propósito da governança?

O propósito da governança depende do tipo de organização que a emprega. Quando se trata do setor público por exemplo, a boa governança geralmente tem o objetivo de garantir que a organização equilibre o alcance dos resultados pretendidos com a atuação no interesse público. Já uma empresa privada aplica esse conceito para alinhar seus processos internos, maximizar a eficiência e reduzir riscos.

Desta forma, a boa governança está intimamente ligada à confiança e responsabilidade públicas, já que poucas coisas destroem a viabilidade de uma organização tão rapidamente quanto a falta de confiança e respeito por aqueles a quem ela visa servir.

Dentro dessa definição ampla, existem algumas funções básicas de governança que todas as equipes de uma organização precisam ter em mente.

Em geral, governança:

  • Define os objetivos da organização
  • Define a ética da organização
  • Cria a cultura da organização
  • Garante conformidade legal

A governança, então, precisa permear toda a organização e afetará todos os projetos realizados – desde o estágio de planejamento inicial até a conclusão final. Em cada estágio do ciclo de vida de qualquer projeto, gerentes e membros da equipe precisam trabalhar dentro de uma estrutura que incorpore todos os itens acima.

Como aplicar a governança de projetos?

A governança de projetos representa uma estrutura de nível superior dentro de uma organização para medir e gerenciar projetos. Para colocar isso em prática, é possível seguir os seguintes passos:

1. Definição do responsável pelo projeto

O primeiro passo para tirar qualquer projeto do papel é definir uma pessoa responsável pela liderança das atividades, o ponto focal. Essa é a pessoa que fornece os requisitos de negócios e o contexto para a entrega do projeto.

Às vezes, o responsável pelo projeto é óbvio, mas outras vezes há vários profissionais possíveis. Esse responsável pode ser uma pessoa (geralmente um gerente ou executivo) ou duas. Porém, mais de duas pessoas pode gerar dificuldades futuras.

2. Criação de um plano de projeto completo

Seu plano de projeto deve ir além de um gráfico de Gantt. Além da linha do tempo de alto nível, você precisa de tarefas divididas em pacotes de trabalho gerenciáveis. Você precisa ter um plano de comunicação formal e uma estratégia de risco.

É uma boa prática analisar os componentes de um plano de projeto, mesmo os menores, para garantir que você cobriu todos os aspectos. Este plano deve ser desenvolvido nas etapas iniciais do projeto, publicado e atualizado periodicamente ao longo do projeto.

3. Definição dos requisitos para o projeto

Uma estrutura de governança de projetos deve definir os requisitos para execução desse projeto em vários estágios – com revisões periódicas conforme o andamento do projeto.

Veja como esses requisitos podem ser divididos:

Conceito / aprovação do projeto

  • Proposta do projeto
  • Proposta de orçamento do projeto

Planejamento de projeto

  • Cronograma do projeto
  • Plano de comunicações do projeto
  • Funções e responsabilidades do projeto
  • Matriz de risco do projeto

Requisitos e design

  • Requisitos documentados
  • Projeto proposto documentado
  • Plano de projeto atualizado
  • Cronograma do projeto atualizado

Desenvolvimento / implementação

  • Plano de Teste e Validação
  • Plano de implementação
  • Plano de projeto
  • Cronograma do projeto
  • Riscos do Projeto

Encerramento do projeto

  • Documentação de transição final
  • Documento de lições aprendidas

O modelo de governança de projetos definirá quais documentos devem ser concluídos em cada estágio do projeto e inclui uma revisão do status do projeto para a liderança sênior. Esses pontos de check-in podem ser programados em várias fases do projeto ou periodicamente, como mensal ou trimestralmente.

Também será importante utilizar modelos de documentos para a documentação necessária. Ter a mesma documentação de projeto para projeto, facilitará o trabalho tanto dos gerentes de projetos quanto da equipe de governança, pois eles estarão acostumados a trabalhar com documentos semelhantes.

4. Diretrizes de comunicação

Parte de um modelo de governança de projetos eficaz incluirá comunicação frequente do projeto e interação com as partes interessadas do projeto.

Seus stakeholders serão a voz do seu projeto. Essas são as pessoas impactadas, são elas que vão reclamar quando as coisas não vão bem. Você precisará mantê-los envolvidos durante todo o projeto.

Seu modelo de governança de projetos definirá os requisitos para identificar e se comunicar com as partes interessadas do projeto.

5. Funções e responsabilidades definidas e comunicadas

Uma governança de projetos também deve pensar sobre a equipe do projeto, os patrocinadores, as partes interessadas e a liderança. Definir funções e responsabilidades evitará falhas de comunicação e duplicação de esforços. Isso ajudará os membros da equipe a saber a quem perguntar quando precisam de algo.

6. Definição de uma metodologia formal de lições aprendidas

A maioria dos projetos coleta feedback no final do projeto, mas é aí que termina. Não há um esforço ativo para reformular a metodologia de gerenciamento de projetos para incorporar o feedback. Você precisa de um processo formal para compartilhar o feedback e garantir que haja ações tomadas para fazer melhorias.

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