Nos últimos anos, o outsourcing de TI vem ganhando um espaço cada vez mais relevante dentro das grandes organizações, principalmente nas que já são ou almejam a liderança de mercado. Com as facilidades disponibilizadas pela tecnologia, nunca foi tão fácil estruturar parcerias de valor – viabilizando a realização de serviços em tempo real por profissionais externos.

No contexto certo e implementado com perspicácia, o outsourcing de TI pode ser uma maneira fantástica de melhorar a eficiência e reforçar os resultados da empresa. Mas isso não significa que é um processo que pode ser implementado de qualquer forma.

Trata-se de uma decisão com impacto direto no desenvolvimento das atividades de todos os setores da empresa. Portanto, é preciso pensar muito antes de investir tempo e energia no outsourcing.

Quer entender tudo o que você precisa saber para contratar um serviço de outsourcing de TI? Então confira neste artigo.

De fato, o que é outsourcing de TI?

O outsourcing de TI é a prática de usar um provedor de serviços externo para fornecer algumas ou todas as funções de TI exigidas por uma empresa, incluindo gerenciamento de infraestrutura, direção de estratégia e execução da central de atendimento.

Ao utilizar um serviço de outsourcing de TI, é possível deixar nas mãos da empresa terceira toda a responsabilidade pela manutenção e suporte de TI ou, então, terceirizar somente uma parte dos serviços – mantendo uma equipe interna que trabalha em colaboração com os profissionais externos.

Benefícios do outsourcing de TI

O outsourcing de TI se tornou tão popular por conta dos seus inúmeros benefícios. Veja quais são os principais deles:

1. Facilidade de encontrar especialistas em habilidades especificas

Embora você possa contar com profissionais extremamente talentosos na sua equipe, ninguém pode ser especialista em todas as áreas de TI ao mesmo tempo. Cedo ou tarde, você precisará de conhecimento sobre mercados ou soluções digitais futuras com as quais nunca trabalhou. Os primeiros benefícios do outsourcing de TI são uma oportunidade de obter acesso prontamente a esses conhecimentos, sem a necessidade de executar diversas contratações e capacitações.

2. Foco nas competências essenciais da organização

O outsourcing de TI aumenta o poder da sua equipe. Seus funcionários podem se concentrar nas tarefas em que são especialmente bons e deixar outros tipos de trabalho para especialistas remotos. Isso ajudará sua empresa a fortalecer e melhorar as principais atividades de negócios, bem como a executar um plano de desenvolvimento e inteligência, tornado sua TI ainda mais estratégica e produtiva.

3. Escale ou melhore a eficácia facilmente

Um dos problemas enfrentados pelas grandes empresas é a dificuldade em proporcionar uma boa escalabilidade. E o uso correto da tecnologia exerce um papel central para contornar este desafio. Portanto, o outsourcing de TI também pode ser seu aliado para encarar novos desafios e promover o crescimento do negócio.

4. Lute contra a falta de habilidades disponíveis em sua região

É comum vermos grandes organizações instaladas longe dos grandes centros do Brasil. Apesar de existirem vários benefícios – especialmente financeiros – uma dificuldade comum é a falta de acesso a profissionais com as habilidades necessárias.

Ou seja, quanto menor a sua cidade, mais difícil é encontrar a ajuda profissional certa. Porém, o outsourcing em TI fornece acesso a um grande conjunto de talentos, independentemente da localização do seu escritório.

5. Redução de custos

Muitos associam o outsourcing de TI diretamente à redução de custos, porém precisamos encarar que é algo que vai além do que apenas dinheiro – é um modo de tornar os negócios mais eficazes. Mas é inegável que o outsourcing custa menos que o desenvolvimento interno – que inclui a contratação de profissionais, treinamento e infraestrutura.

Quais cuidados são preciso ter na contratação?

Apesar de todos os pontos positivos do outsourcing de TI, é preciso tomar alguns cuidados especiais no momento da contratação. Afinal, existem pequenos riscos que devem ser contornados:

  • Tempo de espera. Se um sistema interno travar e você tiver acesso a um departamento de TI interno, poderá chamá-lo imediatamente para resolver o problema, mas isso nem sempre funciona da mesma forma com um provedor terceirizado. É uma boa ideia verificar a burocratização do atendimento e os tempos de resolução estimados, validando a agilidade, proatividade e os métodos de atendimento antes da contratação.
  • Perda do controle. Se você se associar ao tipo errado de fornecedor, ele pode forçar você a investir em equipamentos ou softwares que você não precisa no momento. Para evitar situações como essa, é preciso contratar um parceiro confiável e que não tire das suas mãos o controle sobre as operações. A base de qualquer relacionamento se dá através da confiança, dessa forma busque por parceiros com processos transparentes, pois confiança só pode ser criada quando a parceria é realmente transparente.
  • Custos inesperados. Embora seja verdade que unir forças com um fornecedor confiável possa resultar em enormes economias, o inverso é verdadeiro ao contratar o parceiro errado. Verifique sempre se além da transparência no atendimento, o parceiro deve desburocratizar os processos e ter tudo bem claro e objetivo, lhe fornecendo ainda, acesso direto com as pessoas que resolverão seus problemas.
  • Problemas de segurança. Quando você terceiriza suas necessidades de TI, depende deles para cumprir as medidas regulatórias e de segurança do negócio. Por isso é fundamental se certificar de estar contratando um parceiro com experiencia além da área de TI, mas com conhecimento também em negócios e atuação preferencialmente no seu segmento.
  • Para contornar essas possíveis complicações, você pode seguir essas dicas para acertar na hora de contratar um serviço de outsourcing de TI:

1. Busque um parceiro e não fornecedor

Em meio a tantas empresas ofertando serviços de outsourcing de TI, você precisa buscar por aquelas que transmitam confiança, porém um relacionamento de confiança muitas vezes vem em uma construção vagarosa e que demanda muito esforço.

Visto isso avalie empresas que lidam com seus clientes não apenas como clientes, mas como parceiros. Avalie a experiência dos fornecedores, pesquise sobre a reputação no mercado, converse com os atuais e antigos clientes e confira cases de sucesso para embasar a sua decisão.

2. Solicite um planejamento detalhado

Cada empresa possui suas necessidades particulares, certo? Por essa razão, é preciso que seja feito um planejamento específico das soluções de TI para a sua organização. Antes mesmo de fechar o contrato, você pode solicitar que esse plano seja apresentado. Dessa forma, você poderá solicitar ajustes e verificar total aderência às suas necessidades.

3. Garanta um bom acordo de níveis de serviço

O acordo de nível de serviço (SLA) é o documento que discrimina todos os detalhes do serviço – desde as horas contratadas até a forma de atendimento. Trata-se de um conjunto de informações essenciais para a sua tomada de decisão sobre a contratação.

4. Busque um relacionamento disruptivo

O sucesso do outsourcing de TI está no alinhamento das expectativas. Por isso, é preciso buscar uma comunicação clara e contínua das necessidades e expectativas entre seu negócio e o provedor de serviços. Um bom relacionamento faz toda a diferença para o sucesso em longo prazo. O atendimento não deve ser apegado a apenas um tipo de contato, mas deve lhe fornecer a liberdade de encontrar a solução sem esbarrar nas formalidades.

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