Manter um home office produtivo é uma das maiores preocupações dos líderes empresariais neste momento. Por conta da situação criada pelo COVID-19, muitas organizações tiveram que migrar para o trabalho remoto – e uma adaptação ágil é fundamental para manter a qualidade das atividades.

Em um mundo marcado por mudanças rápidas, é preciso adotar uma metodologia ágil para se adaptar às novas tendências – minimizando os impactos negativos e maximizando as oportunidades. Com a implementação do trabalho remoto, isso não é diferente. Quanto melhor for esse processo de migração para o home office, mais positivos podem ser os resultados.

Antes mesmo do surgimento do novo coronavírus, a natureza do local de trabalho já estava mudando rapidamente. As novas tecnologias estão tornando o trabalho à distância mais viável do que nunca, o que garante que princípios da metodologia ágil sejam mais fáceis de implementar.

Além disso, a força de trabalho emergente também está mais interconectada do que nunca e o home office pode ser uma ótima maneira de criar um ambiente de trabalho mais estimulante para a nova geração.

Quer entender melhor como aplicar a metodologia ágil para criar um home office produtivo? Então acompanhe as informações deste artigo.

Como aplicar a metodologia ágil ao home office?

Um dos pilares da metodologia ágil é a formação de equipes eficientes. Diversos estudos apontam que as equipes que trabalham juntas no mesmo local relatam maior produtividade, eficácia e melhor tomada de decisão. Então, o que acontece quando uma interrupção como o coronavírus torna a reunião presencial de pessoas impossível? Os membros da equipe que trabalham em locais remotos ainda podem ser produtivos?

A resposta é sim. Apesar de ser necessário um período de adaptação, já existem ferramentas e metodologia que facilitam a criação de um home office produtivo – levando para o trabalho remoto a filosofia da metodologia ágil.

Veja alguns princípios que você pode adotar para colocar isso em prática:

  • Priorização rígida. Criar listas de pendências e refiná-las constantemente garantindo que indivíduos e equipes possam trabalhar nas coisas mais valiosas, mesmo quando remotas.
  • Trabalhando em equipes autônomas multifuncionais. Equipes pequenas criam resiliência e facilitam a mudança de direção quando necessário.
  • Ritmo regular de reuniões. Uma cadência regular de reuniões ajuda a garantir que todos estejam alinhados e possibilita a colaboração quando as pessoas estiverem trabalhando em casa.
  • Liderança ágil. Bons líderes se concentram em resultados e objetivos concretos, permitindo que as equipes tenham uma visão comum em que trabalhar.

Em sua essência, a metodologia ágil é um conjunto de valores, princípios e comportamentos culturais, em vez de um conjunto de práticas específicas. Portanto, as equipes que permanecem fiéis aos princípios ainda podem operar efetivamente de forma remota.

Como manter um home office produtivo?

Atualmente, o trabalho remoto é facilitado por uma imensidão de ferramentas e estratégias digitais. Por isso, as distâncias físicas nunca foram um problema tão pequeno para as equipes empresariais.

Entretanto, é preciso que as lideranças organizacionais saibam como conduzir um trabalho em home office produtivo. Veja algumas dicas que vão ajudá-lo neste momento:

1. Faça uma manutenção do alinhamento

Equipes pequenas, multifuncionais e com poderes estão no centro de uma metodologia ágil. A capacidade de agir autonomamente estimula a produtividade e a criatividade, permitindo que as equipes tomem decisões rápidas e se movam rapidamente. Mas um alto grau de autonomia funciona apenas quando há também um alto grau de alinhamento dentro e entre as equipes, e a importância desse alinhamento é aumentada quando os membros da equipe estão trabalhando remotamente.

Os líderes ágeis precisam garantir que as equipes estejam alinhadas com o objetivo, a estratégia e as prioridades gerais da empresa – garantindo que membros permaneçam focados nos objetivos de sua equipe e na conexão com objetivos de negócios maiores.

2. Priorize a comunicação regular

As comunicações regulares ajudam a trazer estrutura e normalidade para a jornada de trabalho remota. Uma cadência comum de reuniões e chamadas virtuais inclui pontos de contato semanais da equipe de 60 a 90 minutos para discutir o progresso, prever planos para a próxima semana, passar por comunicações oficiais da gerência e lidar com quaisquer riscos ou problemas emergentes. Além disso, reuniões virtuais (empregando videoconferência quando possível) e mensagens instantâneas são usadas conforme necessário para conversar com colegas sobre trabalho e outros problemas.

3. Construa uma cultura virtual

Essa pode ser a parte mais difícil de trabalhar remotamente – e a mais importante. A cultura é um aspecto intangível, mas crítico, do local de trabalho e é facilmente perdida quando as equipes se dispersam fisicamente.

Bons líderes procuram maneiras criativas de criar um senso de cultura para os membros da equipe. Para isso, você pode usar algumas dinâmicas online – como happy hours por videoconferência, tours virtuais pelos escritórios domésticos dos membros da equipe ou uso de ferramentas de colaboração.

Além disso, a adesão a três boas práticas também ajudará a criar uma cultura funcional:

  • Algumas pessoas responderão mais prontamente do que outras à mudança para o trabalho remoto. Quem tem filhos pode ter mais desafios trabalhando em casa do que quem não tem, por exemplo. Considere que a opinião de todos sobre essa situação será diferente e fale abertamente sobre as várias perspectivas. Dessa forma, todos sentem que estão no mesmo barco e podem se ajudar nesta transição.
  • Transparência. No momento em que a única coisa que parece certa é a própria incerteza, os líderes devem fazer um esforço extra para serem totalmente transparentes sobre seu trabalho, prazos em andamento e respostas pessoais.
  • Incentive a conversa entre colegas. Os bate-papos que aconteciam no momento de tomar um café ou no happy hour são importantes para manter relacionamentos. Nem todas as conversas online devem ser sobre trabalho. Pergunte aos colegas como eles estão lidando ou como seus filhos estão se saindo.

4. Use as tecnologias adequadas

Uma boa notícia: hoje existem muitas ferramentas virtuais disponíveis e elas podem ajudar a criar um home office produtivo.

Considere usar ferramentas de conferência (para áudio e vídeo), aplicativos de colaboração, soluções de automação de atividades, plataformas de bate-papo, entre outras funcionalidades que possam ser úteis para suas equipes. A tecnologia está disponível – basta saber como utilizá-la!

O futuro do home office

Embora ninguém saiba quanto tempo durará a crise do COVID-19, parece inevitável que o trabalho remoto se estenda por várias semanas (ou vários meses). Porém, uma metodologia ágil pode manter as equipes remotas funcionando de maneira eficaz e criar um home office produtivo.

Além disso, precisamos considerar que o trabalho remoto é uma tendência que deve continuar presente nas organizações brasileiras – mesmo que não seja adotada 100% do tempo como atualmente. Portanto, saber como gerenciar um home office produtivo é uma habilidade de grande valor para o futuro.

Você gostou das dicas para aplicar a metodologia ágil na criação de um home office produtivo? Quer levar a tecnologia para a sua empresa? Então confira também o artigo Gerenciador de tarefas: 7 melhores ferramentas gratuitas.