Você já teve que lidar com prazos perdidos, falta de colaboração da equipe ou ineficácia na execução de tarefas? Se sim, é hora de pensar em implementar um software gerenciador de tarefas – que é uma solução digital que pode ajudá-lo a superar esses desafios.

Os softwares de gerenciamento de tarefas são usados para gerenciar tarefas, controlar o tempo e colaborar facilmente com a equipe. Eles são eficientes para indivíduos, equipes e organizações – garantindo que todos possam concluir tarefas com eficiência, sem perder nenhum prazo.

Organizações líderes de mercado e profissionais de sucesso, usam um gerenciador de tarefas porque entendem os benefícios na utilização contínua e da maneira certa.

Se você não tem ideia do impacto que estes softwares podem ter no crescimento dos seus negócios, no seu crescimento pessoal ou ainda, não sabe quais ferramentas deve utilizar, acompanhe as informações deste artigo!

Benefícios de utilizar um bom gerenciador de tarefas

São muitos os benefícios que você pode obter ao dar um passo em direção ao mundo digital e incorporar um gerenciador de tarefas à sua rotina. Veja quais são os principais deles:

1. Acesso a diversas funcionalidades com praticidade

O que não faltam são funcionalidades úteis e produtivas em um bom gerenciador de tarefas, fazendo uma visão geral, podemos encontrar:

  • Planejamento de projetos
  • Programação e gerenciamento de tempo
  • Alocação de recursos
  • Comunicação e colaboração
  • Armazenamento de documentação e arquivos

2. Centralização das atividades

Um software gerenciador de tarefas permite integrar todas as suas atividades em um único local, removendo a necessidade tediosa de várias senhas e contas. Isso elimina o risco de as informações serem excluídas, perdidas ou duplicadas, o que pode melhorar bastante a eficiência do trabalho, principalmente se for considerar um trabalho de equipes e departamentos com ações realizas diariamente, acrescentando um benefício a mais na gestão de riscos nas suas atividades.

3. Melhoria do trabalho em equipe

A centralização de atividades e informações em um só lugar incentiva sua equipe a aproveitar o conhecimento que eles podem obter de seus colegas. Além disso, é uma ótima forma de incentivar sua equipe a ver a contribuição que seus colegas estão dando a determinadas tarefas e, se os resultados forem positivos, poderá estimular outras pessoas a trabalhar de maneira semelhante para aumentar sua própria produtividade.

 

4. Priorização de tarefas

O software gerenciador de tarefas permite que você e sua equipe reconheçam a lista de tarefas que têm pela frente e depois priorizem da maneira mais eficaz. Dessa forma, torna-se mais simples cumprir prazos e evitar conflitos com reuniões ou outras tarefas, de uma maneira que não poderia ser feita em um sistema burocrático ou ainda em papel e calendário.

5. Rastreamento das tarefas

Um dos maiores benefícios do software de gerenciamento de tarefas é que ele permite registrar e monitorar o tempo que cada funcionário gasta em uma tarefa. Dessa forma, você acompanha a eficiência da equipe e tem acesso a insights valiosos.

6. Acesso a qualquer hora, em qualquer lugar

Uma ferramenta de gestão de tarefas exige que você simplesmente tenha uma conexão com a internet, desta forma você pode fazer login no sistema de qualquer lugar, seja no escritório ou home office, seja através da web, em uma plataforma responsiva ou via integração com APPs e a qualquer momento para checar suas tarefas, verificar quais são seus próximos compromissos, ver atualizações sobre o que seus colegas estão fazendo – além de ter fácil acesso a informações úteis nas suas rotinas de gerenciamento.

7 ótimas ferramentas gratuitas para organizar suas tarefas

Mas, então, quais são as melhores ferramentas gratuitas que você pode utilizar para gerenciar suas tarefas? Aqui estão as principais delas:

1. Podio

O Podio é um software de gerenciamento de tarefas que opera essencialmente consolidando os recursos de gerenciamento de tarefas e colaboração social em uma solução integrada. O software facilita a execução bem-sucedida do projeto – colocando conteúdo, contexto e colaboração em um só lugar.

Os recursos de colaboração em equipe do Podio incluem aplicativo de chat, troca interna de e-mail, contatos, calendários e tarefas. Esses recursos permitem acompanhar de perto o desempenho da equipe e o que cada membro da equipe está trabalhando em um determinado momento.

O gerenciamento de arquivos no Podio é uma maneira segura de manter todos os seus documentos em um único local, apenas para ser recuperado sempre que necessário. Você também pode compartilhar suas apresentações como postagens de status com os membros da sua equipe, quando necessário.

2. Trello

O Trello é uma das ferramentas de gestão de tarefas mais conhecidas. A especialidade do Trello reside em seus quadros Kanban interativamente simples, que ajudam a arrastar e soltar rapidamente as tarefas de uma coluna para outra.

Entre suas principais funcionalidades estão: quadros Kanban flexíveis, atribuição de tarefas, anexo de arquivos, verificação de progresso e comunicação em tempo real com o restante da equipe.

3. Asana

O Asana é outra alternativa de software gerenciador de tarefas usado por muitas empresas brasileiras. Em sua interface, você pode criar e gerenciar tarefas individualmente ou atribuí-las a projetos, bem como acompanhá-las através de vários dispositivos.

No Asana você encontra módulos que ajudam você a se concentrar em tarefas mais importantes e urgentes, promover a colaboração entre os membros da equipe, compartilhar arquivos, entre vários outros.

4. Bitrix24

Integrando várias ferramentas de gerenciamento de negócios em uma solução, o Bitrix24 é um poderoso software de gerenciamento de tarefas. Ele fornece uma plataforma colaborativa para lidar com seus projetos de maneira inteligente, por meio de soluções elaboradas que inclui o gerenciamento de tarefas, colaboração em equipe e vai além, disponibilizando ainda um CRM.

O módulo de gerenciamento de projetos inclui controle de tarefas, subtarefas, monitoramento de tempo, modelos, papéis, notificações, gráficos de Gantt e Kanban, além da integração com outras plataformas.

Além disso, a funcionalidade de rastreamento automático de tempo ajuda a acompanhar para onde foi o seu tempo e como melhorá-lo. No caso de rastreamento manual de tempo, você pode facilmente inserir entradas de tempo de acordo com sua programação e calcular as horas gastas.

5. GanttProject

O GanttProject é uma ferramenta que capacita os gerentes de projeto a criar gráficos sofisticados de Gantt, podendo desenhar dependências e impor restrições ao projeto. Além disso, a solução permite que usuários criem e organizem tanto tarefas quando avanços – incluindo também a exportação de informações em formatos como HTML e PDF.

6. Teamwork

O Teamwork é um dos melhores softwares de gerenciamento de tarefas para quem tem o foco em simplificar a colaboração e o esforço da equipe. Ele oferece uma impressionante variedade de recursos de gerenciamento de projetos que se estendem do gerenciamento simples de tarefas ao controle de tempo, cobrança e muito mais.

7. Todoist

O Todoist é um poderoso gerenciador de listas e tarefas, oferecendo alguns recursos sólidos de gerenciamento de tarefas para você e sua equipe. A ferramenta permite que você acompanhe rapidamente o progresso das atividades ao longo do tempo através de um conjunto de recursos úteis.

Se você está propenso a esquecer as coisas, use a funcionalidade de adição rápida e anote instantaneamente tudo o que lhe vier à cabeça. Os rótulos, tags e temas de cores permitem ainda que você organize suas tarefas da maneira que desejar e de acordo com suas prioridades.

Você gostou das dicas para escolher o melhor gerenciador de tarefas para sua empresa ou rotina pessoal? Está disposto a dar um passo além na gestão dos projetos da sua organização? Continue se informando com a gente, acesse mais artigos como este em nosso Blog.

Aproveite e conheça um pouco mais sobre a LTSConsulting e descubra como podemos ajudá-lo.