Escritório de Gerenciamento de Projetos – ou Project Management Office (PMO) – é uma estrutura organizacional que promove a padronização dos processos de governança e gestão de projetos. Essa estrutura pode ter um grande alcance dentro das organizações.

O objetivo principal de um Escritório de Gerenciamento de Projetos é garantir que os projetos e programas sejam executados de maneira adequada e repetível. Mas como um PMO realmente faz isso? Quais são as atividades da equipe do PMO? Quais os tipos de PMO? E como é possível mensurar o sucesso destas ações?

Nós temos as respostas. Neste artigo vamos abordar tudo o que você precisa saber sobre o Escritório de Gerenciamento de Projetos. Confira!

O que é um Escritório de Gerenciamento de Projetos?

Um Escritório de Gerenciamento de Projetos é a espinha dorsal de uma abordagem bem-sucedida de gerenciamento de projetos em uma organização. Estamos falando sobre uma função responsável por fornecer informações de suporte às decisões relacionadas aos projetos desenvolvidos em toda a empresa.

Um PMO sustenta os mecanismos de entrega do projeto, garantindo que todas as mudanças nos negócios sejam gerenciadas de forma controlada. Os PMOs possuem uma gama de funções e os serviços que oferecem geralmente dependem da maturidade do departamento e das habilidades das pessoas que trabalham no departamento.

Em um nível muito básico, o PMO apoia as equipes de gerenciamento de projetos – auxiliando em decisões tais como:

  • Definir e revisar os processos de gerenciamento de projetos;
  • Capacitar e dar suporte aos gerentes de projetos;
  • Gerenciar as demandas e o portfólio de projetos;
  • Definir as metodologias de gestão de projetos utilizadas;
  • Realizar a priorização dos projetos.

Podemos ressaltar também os três principais tipos de PMO, começando pelo PMO operacional, que é estruturado para apenas um projeto específico, o PMO corporativo, que trabalha de forma enquadrada ao padrão estratégico da organização como um todo, atuando em todos os projetos da empresa e por último o PMO departamental, geralmente atuante em um departamento específico da empresa.

O que um PMO de sucesso entrega?

Um PMO de sucesso entende a estratégia da empresa e mantém uma visão geral clara de todos os trabalhos e projetos atuais. Ele garante que os projetos atuais e futuros estejam alinhados com a estratégia. Por fim, os profissionais do Escritório de Gerenciamento de Projetos trabalham com a alta administração para garantir que o trabalho certo seja feito da maneira mais eficiente possível para acelerar os negócios.

Um PMO de sucesso fica responsável pela entrega das seguintes tarefas:

  • Gerenciamento do portfólio de projetos, classificando e priorizando projetos com base na estratégia corporativa
  • Criação de propostas e planejamento de alternativas para facilitar a tomada de decisões para o quadro de portfólio
  • Planejamento e otimização do uso de recursos no nível de portfólio e resolução de conflitos de recursos
  • Gerenciamento dos dados dos funcionários no que se refere à capacidade, alocações de projetos e habilidades
  • Garantia de transparência de projetos atuais e planejados por meio de informações atualizadas e confiáveis
  • Simplificação do fluxo de informação e comunicação
  • Monitoramento do andamento do projeto – incluindo dados sobre recursos, orçamentos e cronogramas
  • Padronização de métodos e processos de gerenciamento de projetos
  • Fornecimento de suporte administrativo e operacional para gerentes e equipes de projeto

Benefícios de um PMO

Muitos gestores se perguntam se a organização realmente precisa de um Escritório de Gerenciamento de Projetos. Entretanto, a implementação de um PMO não precisa ser tão complicada, e há muitos benefícios que esse departamento pode compartilhar com a organização.

Esses benefícios incluem:

  • Uma equipe dedicada à gestão de multiprojetos e acompanhamento de todos os processos, mudanças, conflitos, riscos e decisões
  • Um portfólio de projetos de sucesso que se concentra na disponibilidade de recursos e estratégia corporativa
  • A capacidade de se adaptar e oferecer alternativas de plano quando ocorrerem interrupções
  • Liberação de tempo e energia para que os gerentes e equipes de projeto possam se concentrar na execução e entrega de mais projetos
  • Maior eficiência e qualidade do projeto, reduzindo riscos e custos
  • Comunicação aprimorada entre projetos e em toda a organização
  • Transferência efetiva de conhecimento, aplicando as melhores práticas e minimizando erros

Um PMO de sucesso garante que sua empresa está trabalhando nas coisas certas, priorizando o trabalho com base na estratégia corporativa. Isso garante que os projetos certos sejam implementados dentro do orçamento sem sobrecarregar os funcionários. O custo por projeto diminui e menos projetos falham.

PMO em projetos SAP

A relevância do Escritório de Gerenciamento de Projetos para projetos SAP passa pela priorização, impacto e a gestão da mudança que cada projeto terá na estratégia da organização. Desempenhando assim, um papel estratégico e crítico para o sucesso do projeto na empresa.

Um exemplo desta atuação, pensando em uma organização com iniciativas estratégicas definidas para um determinado período de tempo, praticamente todas estas iniciativas em algum momento exigiram projetos de alteração e melhorias no SAP. Priorizar, organizar, mostrar valor e negociar melhor momento de execução de cada uma delas, é uma ação primordial do PMO junto a área de Planejamento estratégico de cada organização.

Diferença entre gerente de projetos e PMO

Atribuições do gerente de projetos:

  • Coordenar esforços para que os objetivos específicos do projeto sejam atingidos;
  • Controlar os recursos do projeto dentro da estrutura da organização;
  • Informar as partes interessadas sobre o desempenho do projeto.

Atribuições do PMO:

  • Coordenar esforços para que a estratégia da organização seja atingida;
  • Otimizar os recursos compartilhados entre todos os projetos da organização;
  • Disponibilizar informações consolidadas sobre os projetos que estão sob seu controle;
  • Fornecer suporte metodológico e ferramental para os gerentes de projetos.

Visto estes tópicos, fica ainda mais evidente a forte ligação entre o PMO e GPs, mas é importante enfatizar, apesar das semelhanças, ambos possuem características e funções particulares.

O Escritório de Gerenciamento de Projetos, por exemplo, pode se adequar seguindo as necessidades e particularidades da empresa e do projeto atuado pelo Gerente de Projetos.

A comunicação entre ambos é imprescindível, garantindo a escolha correta de portfólio, riscos e soluções que visem alcançar o sucesso e juntos, acelerem e forneçam as melhores entregas para o projeto em prol da organização.

Pensando ainda no ambiente de Consultoria SAP, o PMO para projetos SAP possui outras atribuições, neste caso voltadas a disponibilidade de recursos, metodologias, monitoramento dos KPIs e agir como órgão facilitador para a atuação dos GPs.

Aqui na LTS trabalhamos utilizando os melhores recursos, modelos e ferramentas, que garantem o cumprimento da governança em projetos.

Quer continuar aprendendo sobre o assunto? Confira mais em nosso blog ou mande-nos uma mensagem, estamos à disposição para ajuda-los em seus projetos.