Existe uma maneira de garantir o sucesso em um go-live de projeto? Quando é hora de finalmente colocar o sistema no ar, não há como voltar atrás. Foram vários recursos e horas de trabalho destinados a esse projeto, então é melhor que funcione de forma plena – e você precisa garantir que esse go-live ocorra da maneira mais tranquila e natural possível.

Como você deve saber, há várias maneiras de um go-live dar errado. Mas vamos focar no outro lado da moeda: no sucesso. Uma boa preparação e um planejamento adequado podem mitigar os riscos e facilitar a transição para um novo sistema ou simplesmente uma melhoria.

Mas como garantir um go-live de projeto com sucesso na sua empresa? Aqui estão algumas dicas que vão ajudá-lo:

6 dicas para um go-live de projeto com sucesso

1. Tenha um plano de projeto detalhado

Um plano de projeto é uma das partes mais importantes, seja para uma implementação, atualização ou melhoria. Um planejamento detalhado que identifica todas as tarefas junto com um recurso atribuído para cada tarefa é fundamental para o sucesso.

Este é o pontapé inicial, mesmo que básico, muitos profissionais ainda esquecem ou desconsideram esta etapa e é a partir disso que o restante das atividades podem ser desenvolvidas para culminar em um go-live de sucesso. Para isso é fundamental o engajamento com escritas, elaborar diagramas, relatórios e por aí vai.

2. Conheça seus riscos e mitigue-os

Conhecer os riscos de um projeto e se preparar para eles é vital antes do go-live. Inevitavelmente, existem riscos em qualquer projeto e, embora os testes ajudem a minimizá-los, eles não servem como uma garantia.

Muitas vezes, você pode avaliar a probabilidade de uma boa implementação com base no envolvimento dos usuários finais e especialistas no assunto durante o teste de aceitação do usuário (leia mais sobre teste de aceitação no tópico 4). Se houver muitas pessoas envolvidas neste teste de aceitação, você terá uma boa chance de um go-live bem-sucedido. Se não houver tantas pessoas envolvidas quanto necessário, você pode ter um pesadelo, pois é o go-live que basicamente se torna a fase de testes.

Se isso acontecer, ainda é possível ir ao ar com sucesso. Você pode preparar medidas para atenuar o problema – como garantir que os desenvolvedores estejam no local, prontos para começar a editar o produto imediatamente, em tempo real e corrigir os problemas à medida que se tornam aparentes.

3. Prolongue sua linha do tempo, se necessário

O melhor cenário é que o go-live ocorra sem problemas, mas nem sempre é a realidade. Às vezes, não importa quanta preparação você tenha feito, surgirão coisas que podem causar problemas. Quando isso acontece, não há nada de errado em estender sua linha do tempo como medida de prudência e estabilidade.

No final das contas, a coisa que mais importa é que você tenha um sistema com recursos que permitem que sua equipe funcione com eficácia, produtividade e que sua organização se expanda. Se demorar um tempo a mais, avaliando na ponta do lápis os custos e recursos envolvidos, principalmente combinado com as diretrizes do plano de projeto, mas você terminar com um sistema sólido e funcionando bem, ainda assim será um sucesso.

4. Enfatize o teste de aceitação do usuário

O teste de aceitação não se trata apenas de verificar se o projeto funciona. Mais importante, é garantir que os usuários aceitem e trabalhem com o novo sistema. Você pode colocar seu projeto em dezenas de testes, mas se os funcionários não conseguirem usá-lo no final, seu projeto ainda será um fracasso.

Também tenha cuidado com os usuários que relatam que está tudo bem, mas que não testaram o software adequadamente. Certifique-se de que o que eles pediram é o que receberam e, se descobrirem que precisam de algo diferente do sistema, certifique-se de que recebam. Você não quer chegar ao final do projeto e descobrir que os usuários não estão usando o produto, caso contrário, todo o projeto teria sido um desperdício.

Outro ponto muito importante, destine um tempo considerável do escopo inicial e plano de projeto para a etapa de testes, documente-os e não faça-os bem no momento em que o usuário estiver mais necessitando da ferramenta.

5. Não se esqueça de criar um checklist do go-live

Ter um checklist para guiar o go-live de projeto é fundamental, mas pode ser um dos fatores mais negligenciados. Um checklist de transição deve ser exclusivo para cada demanda, criar sua própria lista de ações a serem realizadas e os itens necessários para que o go-live específico funcione.

Aqui estão alguns exemplos de itens que devem ser incluídos em um checklist para um go-live de projeto:

  • Criação de guias para mostrar aos funcionários as etapas a serem executadas na transição e pós ela, por exemplo para fazer login em um novo sistema, executar etapas simples, etc. Podem ser documentos impressos ou documentos virtuais, de qualquer forma, devem ser simples e fáceis de entender.
  • Uma programação de datas de parada para o sistema antigo mostrando exatamente quando o novo sistema estará online e quando o antigo não estará mais ativo. Pode ser uma data ou uma série de datas, se você estiver implementando o novo sistema em segmentos.
  • Tarefas a serem realizadas antes que o sistema antigo seja desligado. Você também pode listar quando permitirá que clientes e fornecedores saibam sobre a atualização e como isso afetará suas interações com o seu sistema – incluindo quaisquer novos links de que precisem.
  • Uma linha do tempo de todas as tarefas, incluindo teste e treinamento, bem como integrações vitais e migração de dados. Certifique-se de que tarefas importantes, como transferências de dados para o seu banco e outras integrações, sejam configuradas antes de desligar o sistema.
  • Enfatizar as mudanças e o alcance do novo projeto implementado, lembrando neste caso que os usuários podem estar muito acostumados com os sistemas legado.

6. Contrate uma consultoria para ajudá-lo

A melhor forma de garantir o sucesso de um go-live de projeto é contratar uma consultoria especializada para ajudá-lo. Dessa forma, você evita problemas que poderiam causar perdas financeiras, entregas diferentes da expectativa inicial ou meses de problemas e retrabalho com o novo sistema.

Uma consultoria SAP é a chave para que o projeto de implantação ou melhoria seja um sucesso completo, entregue dentro do prazo e no escopo inicial traçado. Para isso, basta encontrar um parceiro com qualidade comprovada, comprometida com seus clientes e que apresente cases de sucesso em projetos de diferentes complexidades.

Este foi um apanhado geral para um go-live de projeto com sucesso, quer entender melhor como uma consultoria SAP pode ajudá-lo? Então confira este case de sucesso da parceria entre a LTS Consulting e a Votorantim Cimentos!