Após a implementação do projeto, principalmente projetos SAP, é preciso manter o controle da equipe e dos usuários em relação às mudanças provocadas. Para isso, uma Gestão de Mudança pode tornar todo o processo menos estressante e mais prazeroso para todos.

Usar os recursos de novas tecnologias é muito valorizado por todos em uma organização. Porém, as primeiras semanas podem causar um estranhamento, não é? Além de garantir o sucesso do projeto em si, o gestor de TI também deve garantir que o pós projeto não seja visto como um problema.

A mudança cria grande estresse e pode perturbar nossos hábitos e relacionamentos saudáveis. Nos negócios, a mudança tem um efeito semelhante. No entanto, as empresas, equipes e indivíduos que não conseguem mudar correm o risco de ser atropelados e tornados obsoletos por essa mudança. Ao compreender os princípios e processos da Gestão de Mudança, as organizações podem estar melhor preparadas e se adaptar às mudanças.

Mas como implementar uma Gestão de Mudança eficiente para seus projetos de TI? Confira algumas dicas logo a seguir!

O que é a Gestão de Mudança em projetos de TI?

A Gestão de Mudança se refere às ferramentas e processos usados para gerenciar as mudanças trazidas pela incorporação de um novo projeto de TI – que pode afetar as rotinas diárias de muitos (ou todos) profissionais de uma organização.

Por mais desconfortável que uma mudança possa ser, é preciso saber como lidar com esse processo. Afinal, os benefícios em longo prazo tendem a compensar esse período conturbado. O objetivo, nesta situação, é tornar esse processo de mudanças o mais suave possível.

Imagine um profissional de contabilidade que faz o processo de conciliação bancária manualmente. Quando o setor de TI incorpora um projeto para implementar um ERP que pode realizar essa conciliação automaticamente, esse profissional precisa reorganizar toda sua rotina de trabalho. E a Gestão de Mudança permite que esse processo ocorra naturalmente – sem estresses desnecessários.

Tipos de Gestão de Mudança

Existem muitas maneiras diferentes de categorizar o gerenciamento de mudanças em uma organização. Veja quais são os principais tipos de Gestão de Mudança que podem ser adaptados para se adequar aos projetos de TI da sua empresa:

  • Antecipatória. Envolve o planejamento de mudanças antes de uma situação esperada. Uma vez que o projeto seja confirmado e/ou tenha uma data para lançamento, é possível começar a definir planos para lidar com as mudanças que ocorrerão.
  • Reativa. Uma abordagem reativa é usada quando ocorre um evento imprevisto. Esse tipo de gerenciamento de mudança é frequentemente empregado em situações de crise, onde há pouco tempo para planejar e o gerente de projeto deve pensar por si mesmo. Um bom exemplo disso seria o surgimento de projetos urgentes para lidar com demandas inesperadas – como o que ocorreu com a migração para o home office durante a pandemia do coronavírus.
  • Incremental. Refere-se à introdução de mudanças graduais ao longo de um período prolongado, como a adição contínua de novos recursos a um aplicativo existente. Como essas alterações são pequenas, é improvável que causem transtornos no projeto como um todo. Mudanças incrementais estão intimamente ligadas ao aumento do escopo no gerenciamento de projetos.
  • Estratégica. Essas mudanças são muito maiores e podem afetar a direção geral de uma organização. Uma mudança estratégica no gerenciamento de projetos pode envolver a implementação de uma tecnologia totalmente nova que tenha impactos no modelo de negócio e na maneira como todas as equipes trabalham.

7 dicas para uma Gestão da Mudança em seus projetos de TI

1. Avalie as mudanças propostas em relação às metas de negócios

É importante garantir que as mudanças organizacionais estejam alinhadas com sua estratégia digital e metas de negócios. Em outras palavras, as mudanças causadas pelos projetos de TI devem apoiar os objetivos financeiros, éticos e estratégicos do seu negócio. Com esse entendimento, a recepção de todos tende a ser melhor.

2. Desenvolva um cronograma estrito

Você precisa detalhar “quem”, “o que”, “quando” e “como” de sua mudança proposta em um cronograma específico. Quando os aspectos específicos de sua mudança serão implementados? Quem os implementará? Como eles serão implementados? Quem e o que será afetado?

3. Crie um plano de comunicação

Um plano de comunicação é fundamental na Gestão de Mudança. Ele deve ter um objetivo único: garantir que seus objetivos sejam transparentes e que todos os profissionais afetados tenham o máximo de informações possível – além da liberdade de dialogar sobre as mudanças.

Isso inclui uma discussão sobre o que está mudando e por quê. Depois de estabelecer a transparência e o diálogo aberto, você deve agendar horários em que comunicará aspectos específicos da mudança.

4. Treine os funcionários para se ajustarem às mudanças propostas

É importante fornecer treinamento para seus gerentes e funcionários para que eles possam aprender novos processos e tecnologias. Este treinamento provavelmente exigirá recursos externos experientes em personalizar materiais de treinamento com base em funções de trabalho e projetar treinamento de atualização em intervalos importantes.

5. Crie uma equipe de suporte

Uma equipe de TI pode ser responsável por facilitar a mudança na organização – garantindo a implementação do projeto do início ao fim. Esses profissionais podem fazer uma comunicação direta com os demais funcionários da empresa e prestar o suporte necessário para que todos consigam de adaptar rapidamente às novidades.

6. Monitore a eficácia do plano

É importante definir KPIs para medir a eficácia contínua do processo de Gestão de Mudança. Esses objetivos devem ser muito táticos. Por exemplo, “todos os funcionários e membros da equipe concordam verbalmente que a mudança vale a pena”.

7. Não tenha medo de fazer alterações

A capacidade de uma organização em implementar novos projetos de TI está em sua capacidade de navegar pelos obstáculos. Se, uma vez, você fez seu plano e acha que ele não é eficaz, modifique-o e continue a enfrentar a resistência à mudança.

O que achou das dicas para uma Gestão de Mudança em projetos de TI? Aproveite e confira também este conteúdo sobre Processos ITIL para melhor gestão na área de TI!